…azaz mit tud a jól felépített KKV kontrolling folyamat és mire tudom használni?
Ennek a cikknek az a célja, hogy segítse a KKV szektor résztvevőit és családi vállalkozásokat a kontrolling rendszer fejlesztéssel kapcsolatos döntésben. Nem kell rögtön milliókra, vállalatirányítási IT rendszerekre gondolni: Excel alapon is sok ismeretet szerezhetünk a vállalkozásunk működéséről.
Mit, miért, hogyan, mire való? – kontrolling és profitabilitás-kimutatás a KKV gyakorlatban
(7 percben).
Vannak már melévő adatok, a kérdés ezeknek rendszerezése. Adott egy 100 fős vállalkozás, évi 500 millió Ft árbevétellel, több százezer sornyi könyvelési tétellel éves szinten. Rengeteg tételsor, valós lekönyvelt adatok, amiből egy kontrolling rendszer vezetők, döntéshozók számára feldolgozható, átlátható kimutatást tud varázsolni. De ne szaladjunk ennyire előre: először nézzük, miért jó, ha a vezető rálátást nyer a pénzügyi részletekre.
Sok tulajdonos tapasztalatból, érzéssel, szakmai rálátásból irányítja a vállalatát, ami egy nagyjából állandó környezetben tökéletesen működik. Jönnek a bevételek, nagyjából kiszámíthatóak a költségek. Eleinte 5-6 projektet fejeznek be évente, majd 20-30. Sikeresen növekszik a vállalkozás és egyre bonyolultabbá, kevésbé átláthatóvá válnak a pénzügyi tételek. Egyre nehezebben tudja a tulajdonos követni, melyik projektje volt nyereséges és melyik nem. Ugyanez igaz, ha szolgáltatást vagy termékeket ad el a társaság. Növekedés hozza magával a bonyolultságot.
Az adatok struktúrába rendezése és mutatószámok felállítása segíti a helyzetre rálátást. A vállalkozás termékeinek, projektjeinek jövedelmezőségét megértve és látva a vezető/tulajdonos pontosabb adatokra támaszkodva tudja meghozni döntéseit.
Nézzük, hogyan működik egy kontrolling rendszer felépítési folyamat!
1. Készítsünk standard kimutatásokat! Mire van szüksége a döntéshozóknak?
Első lépésként jól át kell gondolnunk, melyik információkra van szüksége a döntéshozóknak és milyen adatokra nincs szükségük. Fontos a jó tervezés, a végfelhasználói igények alapos megismerése, azaz mik lehetnek azok a standard kimutatások, amik meg tudják támogatni a döntéseket. Termékcsoportok hozamai? Szolgáltatások pénzügyi hatékonysága? Projektek profitabilitása? Vevői kedvezmények és az értékesítés költségeinek kimutatása? Mik azok, amikre kíváncsiak vagyunk?
2. Támaszkodjunk a meglévő könyvelési adatokra! Tervezzünk okosan!
Mielőtt belevágunk a kiépítésbe és az Excel táblázatokba, a rendszer legátláthatatlanabb, de mégis legfontosabb lépését ki ne hagyjuk: a jól átgondolt, hosszú tervezési folyamatot! Egy rendszer kiépítésénél a munkaórák 70%-át töltjük átlagosan a helyzetmegismeréssel és az új célállapot megtervezésével. Ezt követően feltérképezzük, milyen adatok állnak rendelkezésünkre már most, azaz mire tudunk alapozni, milyen folyamatok érintettek, kik a költségfelelősek, akikre a mindennapi munkájukban számítunk, milyen költség- és árbevétel-kategóriákra van szükségünk a pontos adatokhoz? Ki a jóváhagyó, vagy kik lehetnek a jóváhagyók, ha még nem alakult ki egy folyamat a számlák rendszerbe kerülése előtt. Kik a felhasználók és kik adják az alap adatokat?
A rendszer felépítésénél a kategorizálás adja az új rendszerünk extra információinak alapját, ezért a tervezés során a legnagyobb figyelmet arra fordítjuk, hogy milyen rendszerezésre, tételekre van szüksége a majd elkészült riportjainknak. Milyen részletesség vezet minket a leghatékonyabb kimutatásokhoz.
Látható, hogy a kontrolling rendszer felépítése egy egyszeri nagyobb erőfeszítést és alapos tervezést ugyan igényel, de később egy folyamatos információ-forrásként szinte önállóan működik.
3. Egyeztessünk az érintettekkel!
A rendszer és a hozzátartozó folyamat, a kimutatások megtervezésénél és a kivitelezés során fontos a résztvevő felhasználók szakértelme, hozzáállása. Elkészült jelentések üzemeltetésénél ők lesznek a kulcsszereplők, rajtuk múlik, hogy jó inputtal tudunk-e dolgozni, ezért fontosnak tartom, hogy motiváltak legyenek egyénileg is az új kontrolling rendszer használatára. Az emberi tényező jelentőségét nem győzöm hangsúlyozni. Az érintett egyének hozzáállása könnyen befolyásolja a bekerült adataink minőségét, így a kimutatás pontosságát, hatékonyságát is.
4. Integráljuk a mindennapi életbe!
Semmit sem érünk a kész rendszerünkkel, ha ez csak egy egyszeri állapotot tükröz, és nem épül be rendszeresen a mindennapokba. Ha nem tudjuk a mindennapi folyamatainkban elérni az alapadatok töltését, ha nem lesz része az emberek napi működésének, elavult rendszerré válik hamarosan. Ha már elkészült az elképzelésünk a végső riportokra, akkor jön a meglévő folyamataink finomhangolása, az emberek elkötelezetté tétele és felelősséggel felruházása. Fontos az átláthatóság, a tiszta keret, ami mentén a mindennapi folyamatokban kialakuljon a költségekhez tartozó felelősök köre, a beépült felelősségérzet.
5. Használjuk az új információkat!
Mit mondanak a mutatószámok? Milyen információkat vártunk, mi lett a valós? Hogyan szolgálja a döntéshozókat? Mindenkinek egyedi válasza van a fenti kérdésekre, de az közös bennük, hogy a múltbeli adatok alapján információkat kapunk arról, mi profitábilis jelenleg és mi nem. Ez alapján előfordulhat, hogy nem adunk akkora árkedvezményt egyes termékekre vagy akár árat kell emelnünk a jövőben, de lehet drágább ajánlatot adunk egy következő projektünkre, vagy olcsóbb beszállítót keresünk. Lehet kiderül, hogy a legtöbb bevételt hozó szolgáltatásunk jelenleg a legalacsonyabb profitot termeli, és lehet, hogy olyan jövedelmezőbb szolgáltatást indítunk jövőre, ami helyettesítőként tud majd szolgálni.
Egy jól felépített kimutatásrendszer izgalmas terület a tulajdonosoknak, vezetőknek saját vállalkozásuk belső megismerésére, így aktívan támogatja a tudatos, fókuszált döntéshozatalt és hatalmas segítség az eredményesség növelésében.
